Privacyverklaring

Clear Agency & FERAL Agency · laatst bijgewerkt 23 september 2026

1. Wie is verantwoordelijk

Verwerkingsverantwoordelijke is Clear Agency VOF, een vennootschap onder firma naar Nederlands recht, Druivenstraat 55, 4816 KB Breda, KvK 42152282, btw NL869945713B01. De vennoten zijn Raul Hansma en Devin van de Laar.

Clear Agency VOF handelt onder de namen Clear Agency (ook „Clear Agency & Management”) en FERAL Agency (een handelsnaam van Clear Agency VOF; Feral Agency B.V. in oprichting). Deze verklaring geldt voor www.agency-clear.com, www.agencyferal.com, de artiestenpagina’s onder www.agency-clear.com/artists, de academy en het artiestenportaal op portaal.agency-clear.com.

Voor alles over je persoonsgegevens mail je contact@agency-clear.com, of schrijf je naar het adres hierboven. We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming; de vennoten behandelen privacyvragen zelf.

2. Bezoek aan onze websites

www.agency-clear.com, de artiestenpagina’s en het portaal draaien bij Hostinger, op servers in de Europese Unie. Zoals elke webserver houdt die technische logboeken bij (IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, type browser) om de dienst veilig en werkend te houden. Wij gebruiken die logboeken niet om individuele bezoekers te volgen.

Op www.agency-clear.com gebruiken we geen analytische of advertentiecookies, en bij het openen van de pagina laden we niets van Google of andere derden: lettertypen, beelden en video’s komen van onze eigen server. Je browser kan een paar instellingen lokaal bewaren (bijvoorbeeld je cookiekeuze op een artiestenpagina, zie paragraaf 5).

agencyferal.com draait bij Vercel (VS). Die site legt paginabezoeken en klikken vast op de eigen server, samen met de pagina waar je vandaan kwam (referrer), zonder cookies. Zie ook paragraaf 3.

3. Boekings- en contactformulieren

Wat. Wat je in het formulier invult: naam, e-mailadres, telefoonnummer als je dat geeft, en waar je aanvraag over gaat (bijvoorbeeld artiest, venue of evenement, plaats, datum en capaciteit, een indicatie van de fee die je in gedachten hebt, het slot en de speeltijd; je project en links; je bedrijf; je medium en deadline; je bericht).

Offer sheet. Onder het formulier linken we naar ons offer sheet. Dat formulier staat bij Artistu, de boekingssoftware die wij als verwerker gebruiken (zie paragraaf 13); wat je daar invult, komt via Artistu bij ons. Advancing, reis en gastenlijst van een bevestigde show lopen ook via Artistu.

Wanneer. Alleen als je op „Send request” drukt. Het formulier op www.agency-clear.com verstuurt nooit iets wat je wel hebt getypt maar niet hebt verzonden.

Hoe. De aanvraag gaat naar onze eigen server, die hem mailt naar bookings@agency-clear.com, of naar bookings@agencyferal.com voor FERAL-artiesten. De server bewaart 30 dagen een kopie, zodat er geen aanvraag verloren gaat als een mail niet aankomt, en verwijdert die daarna automatisch. Om misbruik te voorkomen tellen we hoeveel aanvragen er van één verbinding komen; daarvoor bewaren we alleen een onleesbaar gemaakte (gehashte) versie van je IP-adres, die we na 24 uur verwijderen. Een verborgen veld houdt automatische spam tegen.

Waarom. Om je aanvraag te beantwoorden en, als er een boeking of samenwerking uit volgt, een overeenkomst voor te bereiden. De grondslag is het nemen van maatregelen op jouw verzoek vóór een overeenkomst (artikel 6 lid 1 onder b AVG) en ons gerechtvaardigd belang om zakelijke aanvragen te beantwoorden (artikel 6 lid 1 onder f AVG).

Hoe lang. Tot 24 maanden na ons laatste contact. Volgt er een boeking, dan bewaren we de overeenkomst en de facturen 7 jaar, omdat de belastingwet dat eist.

agencyferal.com. Het formulier op agencyferal.com wordt verwerkt door een serverfunctie bij Vercel en afgeleverd bij bookings@agencyferal.com. Op dit moment kan dat formulier ook gegevens doorsturen die je hebt ingevuld (onderwerp, naam en e-mailadres) als je de pagina verlaat of vijf minuten niets doet zonder op verzenden te drukken. Dat halen we weg. Wil je zo’n onvolledige invoer laten verwijderen, mail ons dan.

4. Artiestenpagina’s

De pagina’s onder www.agency-clear.com/artists tonen per artiest een bio, foto’s, riders, muziek en een tijdlijn. We tellen per artiest per dag de paginaweergaven en downloads. Die tellingen bevatten geen IP-adres, geen cookie en niets waarmee we jou kunnen herkennen; bekende bots tellen niet mee.

5. Cookies, pixels en spelers

De banner biedt „Accepteren” en „Alleen noodzakelijk” als gelijkwaardige knoppen. Kies je „Alleen noodzakelijk”, dan verandert er verder niets aan de pagina. Je kunt je keuze wijzigen via „Cookie-instellingen” onderaan de artiestenpagina. De grondslag voor de pixels is je toestemming (artikel 6 lid 1 onder a AVG en artikel 11.7a Telecommunicatiewet).

Voor het verzamelen en doorsturen van gegevens via de pixel zijn Meta Platforms Ireland Ltd. en TikTok Technology Ltd. (Ierland) samen met ons verantwoordelijk. Wat zij daarna met de gegevens doen, is hun eigen verantwoordelijkheid; zie hun privacyverklaringen. Beide kunnen gegevens doorgeven aan de Verenigde Staten.

6. Instagram-beelden van onze artiesten

Om de meest gelikete posts van onze artiesten te tonen zonder iets van Instagram te laden, bewaren we eigen kopieën van een paar beelden van hun Instagram-accounts (en gebruiken die ook in de tijdlijn). Een klik op een beeld brengt je naar de post op Instagram. Dit doen we alleen voor artiesten die wij vertegenwoordigen. Sta je op zo’n beeld en wil je dat het weggaat, mail ons dan; dan halen we het weg.

7. Het artiestenportaal

portaal.agency-clear.com is de plek waar onze artiesten, managers, stagiairs en het FERAL-team samenwerken. Toegang is alleen op uitnodiging.

Wat we verwerken

• Account: naam, gebruikersnaam, e-mailadres, rol, taal, een gehasht wachtwoord, het geheim voor tweestapsverificatie (2FA) en, als je die gebruikt, de koppeling met je Google-account.
• Beveiliging: inlogpogingen, sessies (12 uur), een optioneel cookie „dit apparaat onthouden” (30 dagen, intrekbaar) en een logboek van belangrijke handelingen met je IP-adres.
• Werk: artiestendossiers, intake-antwoorden, taken, agenda, releases, shows en gages uit Artistu, contracten en riders, facturen en betalingen, voortgang in de academy, en openbare cijfers van Instagram en Spotify van onze eigen artiesten.
• Pushberichten als je die aanzet: het pushadres van je browser. Berichten bevatten nooit bedragen of vertrouwelijke tekst.
• Bestanden staan in onze Dropbox en contracten worden ondertekend via Dropbox Sign.

Waarom en op welke grondslag

Om de management- en boekingsovereenkomsten met onze artiesten en het werk met ons team uit te voeren (artikel 6 lid 1 onder b AVG), om de administratie te voeren die de wet voorschrijft (artikel 6 lid 1 onder c) en om het portaal te beveiligen (artikel 6 lid 1 onder f).

Wie wat ziet

De eigenaren en general managers zien de dossiers, taken, shows en het geld van de artiesten met wie ze werken. Een artiest ziet zijn eigen dossier, net als een tweede inlog waar hij zelf om heeft gevraagd (bijvoorbeeld zijn eigen manager). Stagiairs zien geen financiële cijfers, Clear Code-meldingen, intake-antwoorden of meetings. Meekijkers van FERAL zien alleen de FERAL-artiesten en kunnen niets wijzigen (paragraaf 12).

8. Clear Code: hoe gaat het met je

In het portaal kan een artiest laten weten dat het zwaar is, met een toelichting als hij wil en de vraag om een gesprek. Dat zijn gegevens over iemands gezondheid, een bijzondere categorie persoonsgegevens. We bewaren ze alleen met uitdrukkelijke toestemming van de artiest (artikel 9 lid 2 onder a AVG), die hij elke keer met een vinkje geeft, en we leggen vast wanneer die toestemming is gegeven.

• Alleen de eigenaren van Clear zien een melding, niet de eigen manager van de artiest, en nooit stagiairs of meekijkers.
• We gebruiken een melding nooit voor zakelijke beslissingen of in een geschil.
• Een melding wordt automatisch verwijderd zes maanden nadat hij is opgepakt.
• De artiest kan zijn toestemming altijd intrekken met één knop in het portaal; dan worden al zijn meldingen gewist.

Antwoorden op de intakevraag over mentaal welzijn horen bij het dossier van de artiest. Zijn managementteam ziet ze en, bij FERAL-artiesten, ook de meekijkers van FERAL (paragraaf 12); stagiairs niet.

9. Meetings en notulen

Meetings met artiesten en binnen het team vinden meestal plaats in Google Meet. Fireflies.ai (VS) schuift aan om ze op te nemen en uit te schrijven. De notulen komen in het portaal en in de Dropbox-map van de artiest (teamnotulen in een teammap). De grondslag is de uitvoering van onze overeenkomst met de artiest (artikel 6 lid 1 onder b) en ons gerechtvaardigd belang bij een juist verslag (artikel 6 lid 1 onder f). Wil je een meeting niet laten opnemen, zeg het dan aan het begin; dan zetten we Fireflies uit.

10. Scouting

Via de Instagram Graph API van Meta volgen we de openbare Instagram-cijfers (aantal volgers en posts, gemiddelde likes, posts in de laatste 30 dagen) van artiesten met wie we misschien willen samenwerken. Het team kan er gedateerde notities bij zetten, bijvoorbeeld over releases of support van andere dj’s, en onze AI-assistent kan artiesten in dezelfde genres voorstellen. We gebruiken alleen openbare, zakelijke informatie; privéberichten lezen we niet.

Dat doen we op grond van ons gerechtvaardigd belang om nieuw talent te vinden (artikel 6 lid 1 onder f AVG). Je hebt altijd het recht om bezwaar te maken: mail contact@agency-clear.com en we stoppen direct en verwijderen je gegevens. Besluiten we niet verder te gaan, dan stoppen we met meten en verwijderen we de gegevens 12 maanden na dat besluit.

11. Organisatoren, venues en zakelijke contacten

Om boekingen te vinden verzamelen we zakelijke contactgegevens van organisatoren, venues, festivals en labels uit openbare bronnen, zoals hun website en de bio of link-in-bio van hun Instagram-account (deels met hulp van Apify), en we bewaren die in ons CRM (HubSpot). We gebruiken ze om je te benaderen over onze artiesten. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij het werven van opdrachten (artikel 6 lid 1 onder f AVG). Je kunt ons altijd vragen je niet meer te benaderen; dat leggen we vast en dan nemen we geen contact meer op. Voor boekingen gebruiken we Artistu voor aanbiedingen, overeenkomsten en advancing, en Exact Online voor onze boekhouding.

12. FERAL Agency en meekijkers in het VK

Drie mensen van het FERAL-team, gevestigd in het Verenigd Koninkrijk, hebben een meekijkaccount in het portaal. Ze zien wat een general manager van de FERAL-artiesten ziet (dossiers met intake-antwoorden, meetings en notulen, agenda, taken, shows en cijfers), om mee te helpen met het management. Ze kunnen niets wijzigen en zien geen Clear Code-meldingen, geen andere artiesten en niet de eigen cijfers van het bureau. Ze verwerken deze gegevens namens ons en volgens onze instructies. Voor het Verenigd Koninkrijk geldt een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie; de gegevens blijven daar dus op EU-niveau beschermd.

13. Dienstverleners en doorgifte

We werken met de dienstverleners hieronder. Waar ze gegevens voor ons verwerken, doen ze dat als verwerker onder een verwerkersovereenkomst, meestal hun standaardvoorwaarden. We verkopen nooit persoonsgegevens.

Doorgifte naar de Verenigde Staten gebeurt op grond van het EU-VS Data Privacy Framework als de dienstverlener daaronder gecertificeerd is, en anders op grond van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Beslissingen over boekingen, contracten en samenwerking neemt altijd een mens, nooit de AI-assistent alleen.

14. Hoe lang we gegevens bewaren

15. Jouw rechten en klachten

Je hebt het recht op inzage in je gegevens, op correctie of verwijdering, op beperking van het gebruik, op overdraagbaarheid, en om bezwaar te maken tegen gebruik op grond van gerechtvaardigd belang (zoals scouting en zakelijk contact). Waar we op toestemming steunen, kun je die altijd intrekken; wat daarvoor is gebeurd, blijft rechtmatig. Mail contact@agency-clear.com. We antwoorden binnen een maand en kunnen je vragen te bevestigen wie je bent, zonder om een kopie van je identiteitsbewijs te vragen.

Ben je niet tevreden, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, of bij de toezichthouder in je eigen land.

16. Beveiliging

De websites en het portaal werken alleen via HTTPS. Inloggen op het portaal met een wachtwoord vraagt altijd tweestapsverificatie (of je logt in met je Google-account). Het portaal heeft een strikte beveiligingsinstelling voor wat een pagina mag laden, blokkeert herhaalde mislukte inlogpogingen en legt belangrijke handelingen vast. Kopieën van formulieren staan buiten het openbare deel van de server. Toegang tot gegevens is beperkt tot wie ze voor zijn werk nodig heeft.

17. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als onze manier van werken verandert. De datum bovenaan geeft de nieuwste versie aan.